「現場の声」から始まった組合DX
分散管理を解消！組合員名簿管理システム導入

「今の名簿管理ってシステム化できないの？」
現場から上がってきた声が、導入検討の出発点でした。

私たちカナデビア労働組合は支部制ではなく、各地区に担当者を配置して運営しています。
地区ごとの独立性が高いために、組合員情報が地区ごとに独自の形式で管理されており、情報が分散していることが長年の課題でした。

新規加入や異動のたびに、紙やExcelで管理している情報を人づてに引き継ぐ必要があり、
「この人はどんな共済に入っていたのか」
「過去にどんな役割を担っていたのか」
といった情報を、その都度ゼロから確認しなければいけない状態だったのです。
統一された記録フォーマットも無かったので、電話やメールによる地区同士での情報交換が日常的に発生していましたし、情報を集約した後の管理方法も、地区ごとに異なっていました。

それだけでなくExcel特有の問題として、数式の破損や、上書き・入力ミスのリスクも常にありました。
ですから、現場の職員からは「この作業中は話しかけないでほしい」と言われるほど、心理的な負担の大きい作業となってしまっていたんです。

こうした状況は、組合員情報だけではなく、共済管理、選挙関連の情報管理についても同様でした。
表記の統一基準が無いために、現場書記の勘や経験に基づく判断に頼らざるを得ない状況が続いていました。

「まずは組合員情報の基礎データを整理し、一元管理できる仕組みを作ろう」
こうした状況から、情報を一元管理できるシステム導入を検討し始めました。

導入効果を実感し始めたのは、稼働からしばらく経ってからでした。

これまで担当者の記憶や個別の資料に頼っていた情報が、システム上で一覧として確認できるようになったことで、業務の進め方がよりスムーズになり始めています。
例えば慶弔給付の履歴は一目で確認できるようになり、申請内容の重複にもすぐ気づけるようになりました。

他地区から異動してきた組合員についても、以前は形式の異なる書類を探し出して確認する必要がありましたが、現在は必要な情報をすぐに参照できます。
確認作業にかかる時間と心理的負担は大きく減りました。

新規加入者の登録もインポート機能によってまとめて処理できるようになり、手作業による入力ミスへの不安が軽減されています。また、誰がいつどの情報を変更したかを確認できる操作履歴は、業務の透明性を高めるうえでも重要な役割を果たしています。

人的な記憶や経験に依存していた業務が、データを基盤に判断できるようになったこと。
それが、今回の導入による最も大きな変化だと感じています。