【組合会計】会計業務の一元管理によりリモートワークを促進！

※記事内容は、2022年4月に取材した当時の組織体制記録となります。

ワコール労働組合様は、システム導入により会計処理を一元管理し、リモートワークでも支障なく作業できる体制を構築されました。ユニオンスマートフロー（以下スマフロと省略）とWeb財政部長のシームレスな連携やクラウドシステムの特徴を生かし、業務効率化を行いました。振り込みデータや伝票の自動作成機能や、作業負担の少ない申請フォーマットを設計したことにより申請・承認の作業負担を軽減し、処理をため込まずにタイムリーな作業ができるようになりました。

これらのことにより、一元管理体制を強化し一部残る紙管理改善に向け、さらなる生産性向上を目指されています。

導入の背景

新型コロナウィルスの流行で課題が見えた弊労組では、会計処理の連結性に課題を感じていました。新型コロナウィルスが流行しリモートワークを余儀なくされる中で、1つ1つの作業が独立していることが明確になりました。例えば、精算用紙の処理は担当者が出社した時しか行えないことや、交通費は現金精算を主とするため精算者本人のスケジュールに合わせて会計担当が出社していました。次の処理を進めるためには時間や手間が生じていたため、現状を改善し申請があった時に精算管理や伝票作成が1つのツールでできると管理がしやすいと考えていました。

導入を決めたポイント

2つのシステムを活用して一元管理体制強化が期待できた

もともと会計ソフトはj.unionが提供しているインストール版財政部長※を利用していました。他社会計システムを導入して使い方をイチから覚えるのも大変ですし、特に困っていることもなかったのでその後継システムであるWeb財政部長を導入することとしました。スマフロは、導入後の具体的な運用方法まで相談に乗っていただきました。両システムの連携機能を活用した一元管理とリモートワークの促進が期待できると感じ、導入を決めました。

※インストール版財政部長の販売は終了しています。

導入効果

使いやすい申請フォーマットでタイムリーな処理が実現！

スマフロの申請フォーマットは、カスタマイズして弊労組独自の運用を落とし込むことができます。交通費は今まで経路を調べる手間がありましたが自動経路検索の機能があり、申請者・確認者の負担を軽減することができました。そのようなことから、申請者への差し戻し対応が少なくなり、詳細まで入力してくれるようになりました。今まで「こんなにためていたんだ…」と月末に申請をため込む方がいましたが、スマフロではタイムリーに申請してくれるので当時の状況を覚えているうちに処理を進めることができます。

シームレスな連携と銀行振り込みデータの作成で作業時間をカット！

申請されたデータは、自動仕訳でWeb財政部長に伝票を作ってくれるため、入力間違えが減りました。また、連携した伝票は元の申請データや証憑データとひもづいており、伝票からワンクリックでひもづきデータが確認できるので、照合作業がとても楽になりました。

精算処理では、申請された金額を集計して、インターネットバンキングに利用できる振り込みデータの作成ができることから、現金精算から振り込み精算へのシフトを実現しました。今までは精算時に金庫を開けるために出社しなければなりませんでしたが、その必要がなくなりました。面倒だった現金管理が少なくなり、1つ当たりの経費精算処理時間が10分程短縮し生産性が向上しました。

どこでも誰でも利用できるシステム

出社せずに簡単に処理ができるようになりました。月締め作業では複数の帳票を用意しますが、Web財政部長で簡単に集計・出力できます。多くの帳票フォーマットがあるため、用途に応じて使い分けができて助かっています。また、操作感がシンプルだから、普段システムを利用しない者でも迷わず簡単に帳票が出力できます。クラウドシステムで場所にとらわれないこともありリモートワークが促進できています。

今後の展望

紙対応をもっと少なくしていきたいです。システムを入れても、紙管理は一部残っています。システム導入により一元管理体制を整えているので、組合規約に落とし込んでいきたいと考えています。