【組合会計】作業時間を大幅に減少！　ムダ作業をなくし業務効率化を実現！

※記事内容は、2022年3月に取材した当時の組織体制記録となります。

全富士屋ホテル労働組合様は、システム導入により一元管理体制を整え会計作業時間を10分の1に短縮することに成功しました。これまでの会計処理には、2度手間作業や距離の離れた支部とのやりとりに難しさがありました。

ですが、システムを利用することにより作業を整理し、クラウドシステムの特徴を生かし支部との連携を強化しました。科目体系の見直しにも手を加え、会計監査に必要な資料をワンボタンで出力することもできるようになりました。

これらのことにより作業効率化を実現し、さらなるペーパーレス化促進を進められています。

導入の背景

支部との連携に苦労していた

スマフロとWeb財政部長を導入する前は、紙とExcelを使って会計処理を行っていました。紙で伝票を作ってそれをExcelに入力し、その後に会計監査に提出するための伝票をまた作ってと2度手間のあるフローでした。

支部経費の処理はさらに大変で、月に1回書類や会計データが本部に届いて処理をしますが、不備があったり領収書がなかったりすると、返送の処理が必要になります。このやりとりにとても時間がかかりますし、月にまとめてどーんとデータが届いたときは毎回メンタルがやられます。

このような手続きもあり会計監査は1カ月以上かかる大変なものでした。

導入を決めたポイント

幣労組に合わせた運用や科目登録をしてくれる

会計担当に着任した私は、こんな大変なこと嫌だ！と委員長に相談しました。そうしたら委員長から、組合に特化した会社でサポートも手厚いとj.unionを紹介されました。システム導入前には何度か打ち合わせをさせていただき、課題解決できそうなシステムだと理解することができましたし、弊組合に合わせた運用や科目登録もしてくれるから融通が利くと思い、導入することにしました。

導入効果

スピーディーな処理が可能に

経費の申請から承認まではスマフロを使ってネット上でスピーディーにできるようになりました。操作が簡単で、組合員は申請をため込むことがなくなったため、時間を置かずタイムリーに処理が進められます。支部経費処理で修正があった時には、コメントを添えた差し戻しができるため修正箇所の指摘がしやすくとても助かっています。

会計監査の先生から褒められました

導入を機に科目の体系を見直したいと思い、j.unionの担当者と協力しながら科目体系を構築しました。今までは「交通費」の明細を確認するときに膨大なデータから探さないと分からない状態でしたが、これがワンボタンで出力できるようになり、会計監査の先生にも「分かりやすいね」と久しぶりにお褒めの言葉を頂くことができました！

会計作業が10分の1に減りました！

スマフロで申請したデータはWeb財政部長に連携され伝票を自動作成してくれます。また、連携した伝票の元となる申請データや領収書データをワンクリックで確認することができます。これが本当に便利なんです！　伝票は自動で作ってくれて楽だし、面倒だったデータ探しもこれなら間違えようがありませんから。会計作業全体を10分の1に減らすことができました。

空いた時間は、予算策定の分析や組合員に還元できることを考えることに充てています。また、正確なデータを確認できることにより「”多分”こうだよね」がなくなりました。

今後の展望

ペーパーレス化を促進していきたいです。会計監査では元帳の印刷や領収書原本の提出など、まだ紙の処理が残っています。

スマフロとWeb財政部長を活用することでもっと工夫できることがあるはずです。頼りになるサポートセンターや会計士とも話を進めて、もっと効率的な運用を目指していきます。